本文发表在 rolia.net 枫下论坛我现在的工作因为公司在全球都有业务，所以email不断，基本上每天平均下来有几百封。我谈一下我听到学到和摸索出来的一些方法窍门，一方面希望对别人也有用，另一方面也希望听听别人其他的先进经验，算是抛砖引玉吧。

首先，Outlook的rule/filter还是很管用的。肯定不用看的，直接让filter删掉算了，不过这种情况比较罕见。比较常见的是很多和你关系不大又不紧急的email，你可以利用Outlook的filter自动分门别类，然后每天或每几天扫一眼。我设了十几个rule，大概能过滤掉三分之二的email。

其次，就可以用所谓的4D大法 -- 删转做拖：

Delete - 很多email是FYI性质的，可以随看随删。比如，项目进展顺利，某人什么活干完了，明天要火灾演习，（咦，这个要注意一下，记得提前十分钟坐电梯下楼，要不可得走楼梯）。基本上，又可以干掉剩下的三分之二了。

Delegate - 可以转给别人做的，赶快forward或者cc，不用客气。

Do - 转不走的，能做的，就赶快做吧。

Defer - 最后剩下的，都是没法立刻处理的。或者信息不全，或者有dependence。我通常把它们移到一个专门的信件夹里。

最后，是一些习惯，不一定对其他人有用。

1. email少的时候，我挺喜欢Outlook把打开过几秒的email自动变成Read（已阅）状态的缺省设置。现在，email多事也多的时候就很不好用，因为一旦处理点儿其它事，再回来，刚才的email就混在一堆也阅的email里了。我现在取消了Outlook的设置，看完email后，手动按Ctrl-Q把email标记成Read。慢是慢了点儿，但是不会漏掉email。

2. 我喜欢用 Automatic Formatting 把重要的email设上颜色。比如，我在To里面，或者老板或重要客户发的email，等等。更多精彩文章及讨论，请光临枫下论坛 rolia.net